Vaga para Oficial de Logística e Administração

A Food for the Hungry está a recrutar um (a) Oficial de Logística e Administração para Maputo.

Descrição da Vaga

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável por assegurar o funcionamento eficiente, organizado e em conformidade com as normas das operações administrativas, logísticas e de apoio ao escritório da FH Moçambique. A função desempenha um papel fundamental na coordenação dos serviços de recepção e atendimento, administração do escritório, gestão da frota e dos motoristas, instalações, inventário, activos, movimentação de pessoal, fundo de maneio e transacções administrativas de rotina, garantindo que os colaboradores e os programas disponham do apoio operacional necessário para desempenhar eficazmente as suas funções.

A função assegura a gestão diária da recepção e das funções administrativas do Escritório Nacional, promovendo um ambiente de trabalho profissional, organizado e acolhedor para colaboradores, visitantes, parceiros e outras partes interessadas. O/A titular da posição coordena igualmente a gestão e utilização dos veículos e motoristas da FH no Escritório Nacional e nas localidades de implementação, garantindo que os recursos da frota sejam utilizados de forma segura e eficiente, devidamente mantidos e geridos em conformidade com as políticas da FH e a legislação aplicável.

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável pelo processamento de pagamentos de facturas através do Odoo, assegurando que, antes do pagamento, sejam cumpridos todos os procedimentos de procurement, níveis de autorização e requisitos de documentação de suporte. A função coordena ainda a deslocação dos colaboradores do Escritório Nacional para os escritórios de campo, conforme necessário, incluindo os respectivos preparativos de transporte e viagem.

Espera-se que o/a titular da função mantenha controlos internos robustos, registos precisos e documentação pronta para auditoria em todas as áreas sob a sua responsabilidade, assegurando o cumprimento das políticas e procedimentos da FH, dos requisitos dos doadores e da legislação e regulamentação aplicável em Moçambique.

Principais Responsabilidades

Administração de Escritório e Recepção

Gerir o funcionamento diário da recepção do Escritório de País, servindo como primeiro ponto de contacto para visitantes, pessoal, parceiros e chamadas recebidas.
Garantir que visitantes sejam recebidos, registados e encaminhados apropriadamente, mantendo um ambiente profissional, acolhedor e seguro.
Gerir correspondência recebida e enviada, serviços de courier, correio e documentação oficial.
Manter materiais de escritório, papelaria e materiais administrativos adequados e coordenar reabastecimento atempado.
Manter sistemas de arquivo físico e electrónico organizados para documentação administrativa, logística e de aquisições.
Coordenar reuniões, workshops, eventos de pessoal e funções de escritório, incluindo arranjos de espaço, materiais, refrescos, transporte e outros requisitos logísticos.
Apoiar a integração de novo pessoal coordenando espaço de escritório, equipamento, acesso, apresentações e outros requisitos administrativos.
Apoiar processos de visto, autorização de trabalho, imigração e outros processos administrativos regulatórios para pessoal e visitantes.
Coordenar prestadores de serviços gerais do escritório, incluindo limpeza, segurança, utilidades, internet e outros serviços contratados.

Gestão de Frota

Coordenar a gestão e utilização diária de veículos da FH em todo o Escritório de País e locais de campo, garantindo alocação segundo prioridades operacionais.
Coordenar e supervisionar o agendamento e despacho de motoristas, garantindo cobertura apropriada para programa, operações, deslocação de pessoal e resposta a emergências.
Manter horários de motoristas, registos de alocação de veículos, autorizações de viagem e registos de movimentação precisos.
Monitorizar compliance de motoristas com procedimentos de transporte, segurança e segurança da FH, incluindo horas de trabalho, limites de velocidade, verificações de veículos e uso autorizado.
Garantir que todos os veículos estejam devidamente licenciados, segurados, revisados e mantidos e que a documentação necessária permaneça actualizada.
Manter diários de bordo, registos de consumo de combustível, registos de manutenção e outra documentação de frota.
Monitorizar uso de combustível e investigar variações significativas ou padrões de consumo incomuns.
Enviar relatório mensal de uso de combustível do escritório de país ao departamento de Finanças.
Coordenar manutenção preventiva, reparações e revisões e acompanhar com oficinas e prestadores de serviço.
Realizar ou coordenar inspecções rotineiras de veículos e garantir que defeitos identificados sejam abordados prontamente.
Manter base de dados de frota actualizada e fornecer relatórios regulares de estado da frota.

Gestão de Instalações

Supervisionar a gestão e manutenção diária das instalações do Escritório de País, garantindo um ambiente de trabalho seguro, funcional e profissional.
Coordenar reparações, manutenção, limpeza, segurança, utilidades e outros serviços relacionados com instalações.
Realizar inspecções regulares de instalações para identificar necessidades de manutenção, riscos de segurança e áreas que necessitem melhoria.
Manter registos precisos de ativos de escritório, equipamento, mobiliário, utilidades, actividades de manutenção e contratos de serviço.
Coordenar com senhorios, contratistas, prestadores de serviços e autoridades relevantes em assuntos relacionados com instalações.
Monitorizar e gerir consumo e custos de utilidades do escritório, incluindo electricidade, água, internet e outros serviços essenciais.
Garantir renovação atempada de arrendamentos, seguros, contratos de manutenção e outros acordos relacionados com instalações.
Preparar e submeter relatórios trimestrais de gestão de instalações ao Director de País.

Inventário e Gestão de Ativos

Manter registos precisos de inventário do Escritório de País, suprimentos e itens consumíveis.
Coordenar recepção, armazenamento e distribuição de suprimentos de escritório e operacionais.
Garantir armazenamento, rotulagem e salvaguarda apropriados de inventário e equipamento.
Realizar contagens físicas periódicas de stock e reconciliar resultados com registos de inventário.
Investigar e reportar discrepâncias de inventário, danos, perdas, expiração ou obsolescência.
Manter e actualizar regularmente o registo de ativos fixos para ativos do Escritório de País em coordenação com Finanças e Field Finance Officers.
Coordenar etiquetagem, transferências, movimentação e custódia segura de ativos.
Apoiar verificação física periódica de ativos em todo o Escritório de País e locais de campo.
Preparar relatórios de verificação de ativos e acompanhar discrepâncias identificadas.
Coordenar alienação de ativos e inventário obsoleto, danificado ou excedente em conformidade com requisitos da FH e de doadores.
Receber registos de ativos e inventário de todos os escritórios de campo, consolidar e verificar a informação, e preparar relatório abrangente para submissão ao Director de País trimestralmente.

Coordenação de Deslocações de Pessoal

Organizar e coordenar deslocação de pessoal do Escritório de País para escritórios de campo ou outros países quando necessário, incluindo reservas de transporte, alojamento, vistos e documentação de autorização de viagem.
Garantir que todos os pedidos sejam enviados com a respectiva linha orçamental para facilitar o processo de PO e pagamento.
Confirmar a logística de viagem, cronogramas e quaisquer requisitos de segurança ou acesso.
Manter um registo de rastreamento de viagens de pessoal do Escritório do País.

Processamento de Aquisições e Pagamentos

Processar pagamento de facturas através do Odoo, garantindo que todos os processos de aquisição, níveis de autorização e documentação de suporte (requisições de compra, cotações, ordens de compra, notas de entrega, facturas) estejam completos antes da submissão para pagamento.
Verificar que transacções de aquisição cumpram a política de aquisições da FH e requisitos aplicáveis de doadores, incluindo limiares de concorrência e codificação correcta.
Manter registos precisos de aquisições e pagamentos no Odoo e em sistemas de arquivo físico/electrónico, garantindo prontidão para auditoria.
Acompanhar facturas pendentes, questões de pagamento e reconciliações de contas de fornecedores, escalando discrepâncias ao Procurement Coordinator.
Manter base de dados de fornecedores actualizada e apoiar avaliações periódicas de desempenho de fornecedores.

Gestão de Transportes

Coordenar e supervisionar as operações de transporte dos colaboradores, em conformidade com os procedimentos de transporte da FH, as normas de segurança e os requisitos operacionais.
Monitorar a utilização dos meios de transporte, os custos e os níveis de serviço, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e de acordo com os orçamentos aprovados.
Manter registos precisos dos transportes e realizar revisões regulares da utilização das viaturas e dos serviços de transporte, de modo a identificar tendências, lacunas e oportunidades de melhoria.
Recomendar e implementar medidas para melhorar a eficiência dos custos de transporte, a segurança, a fiabilidade e a qualidade dos serviços.
Coordenar com as equipas relevantes e os prestadores de serviços para garantir serviços de transporte atempados e fiáveis para os colaboradores e para as actividades operacionais.
Assegurar o cumprimento dos requisitos aplicáveis em matéria de transporte, segurança das viaturas e gestão de riscos, comunicando e encaminhando os problemas e riscos identificados ao supervisor apropriado.

Experiência

Ter no mínimo 3 a 5 anos de experiência progressiva em logística, instalações, frota e/ou gestão de ativos combinada com administração de escritório, com experiência demonstrada em uma ONG ou organização de desenvolvimento internacional.
Experiência prática comprovada no processamento de pagamentos e gestão de documentação de aquisições em conformidade com regras financeiras e de aquisição de doadores (UN Agencies, Tearfund, EU, FCDO, Global Fund).
Experiência prática com gestão de inventário/stock e registos de ativos fixos, incluindo verificação física, reconciliação e liderança ou apoio a processos de alienação de ativos/inventário, idealmente em coordenação com equipas de finanças.
Experiência na coordenação de instalações de escritório, frotas de veículos e deslocação/viagem de pessoal em ambiente multi-escritório ou baseado em campo.
Experiência na preparação e apoio a auditorias internas e externas/doadores.
Experiência prática no uso do Odoo ou sistema ERP similar para aquisições e processamento de facturas/pagamentos, e fortes competências em MS Excel.
Fluência em Português obrigatória; proficiência de trabalho em Inglês preferida.

Educação/Certificações

É necessário ter Licenciatura em Administração de Empresas, Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento ou área relacionada (essencial).
Certificação profissional em logística, aquisições ou cadeia de abastecimento (por exemplo, CIPS, CILT) ou progresso rumo a uma é uma vantagem e será priorizada.
Sólido conhecimento prático dos requisitos regulatórios moçambicanos de aquisições, alfândega e administração.

Processo de candidatura:

Os candidatos interessados devem enviar a sua candidatura (Curriculum Vitae, Carta de motivação e Certificados Académicos) para o e-mail: [email protected] indicando no assunto: “Candidatura – Oficial de Logística e Administração “.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 07 de Setembro de 2026