A AIDS Healthcare Foundation (AHF), é uma das maiores organizações que fornece cuidados médicos para o HIV/SIDA no mundo, e em 2017 iniciou as suas operações em Moçambique. A nossa missão é fornecer uma medicina inovadora e advocacia, independentemente da capacidade de pagamento. A AHF Moçambique pretende recrutar um Oficial Administrativo, baseado em Quelimane.
Responsabilidades:
Apoio Administrativo ao Programa Nacional:
- Prestar apoio administrativo abrangente ao Programa Nacional, assegurando o funcionamento eficiente de todas as unidades clínicas em Moçambique, particularmente nas províncias de Nampula e Zambézia.
- Sub supervisão do Chefe de Operações Presta apoio administrativo ao(a) Gestor(a) do Programa Nacional; responde a solicitações administrativas do Escritório de Moçambique; e coordena e agenda compromissos, reuniões e visitas com parceiros externos de forma atempada.
- Coordenar reuniões e teleconferências regulares e pontuais; envia lembretes, elabora e distribui atas e grelhas de pontos de ação, e redige as atas de todas as reuniões por teleconferência da AHF.
- Manter um calendário anual das atividades clínicas e bloqueia as datas para todos os eventos importantes.
Gestão de Férias e Registo de Ponto:
- Administrar o sistema de gestão de ausências, assegurando que as folhas de ponto são entregues corretamente e dentro dos prazos, em conformidade com as diretrizes da organização.
- Gestão do arquivo, armazenamento e segurança de documentos:
- Gerir a reparação e manutenção de equipamentos informáticos e outros equipamentos de escritório, como fotocopiadoras, scanners, etc.
- Gerir a reparação e manutenção dos equipamentos de escritório e informática, garantindo que estão sempre em bom estado de funcionamento.
- Gerir os materiais de escritório e produtos de copa (inclui pedidos, distribuição, etc.) e facilitar o processo de pagamento aos fornecedores.
- Efetuar o registo e o processamento corretos dos pedidos de aquisição, encomendas, entregas, faturas, recibos e pagamentos, de acordo com as diretrizes financeiras da AHF.
- Responder a solicitações dos clientes internos, garantindo que os assuntos são tratados prontamente e que as ações corretivas necessárias são tomadas.
- Garantir que todos os pedidos de aquisição para compras de maior valor estão de acordo com as políticas e procedimentos da AHF (ex: 3 orçamentos, etc.)
- Garantir que todas as encomendas e comprovativos de entrega estão anexados às faturas antes da aprovação para pagamento.
- Apoiar a equipa nacional na pré-qualificação de potenciais fornecedores e criação de uma base de dados.
- Administrar e gerir o fundo de maneio, assegurando conformidade com as diretrizes financeiras da AHF e um registo preciso.
- Organizar viagens, reservas/hospedagem/aluguer de viaturas para todo o pessoal.
- Responsável pela segurança e limpeza do escritório.
- Verificar os pagamentos dos serviços administrativos – fotocópias, fornecimento de energia, consumíveis de escritório, etc.
- Gerir a receção em todos os seus aspetos: atendimento telefónico, receção de visitantes, distribuição de correspondência, organização de envios/serviços de estafeta, etc.
- Supervisionar os/as auxiliares de limpeza e motoristas das clínicas, assegurando um funcionamento eficiente e o cumprimento dos padrões exigidos.
Gestão de Inventário e Ativos
- Apoiar a equipa nacional na reconciliação de ativos.
- Garantir que todos os ativos em Nampula e Zambézia estão devidamente etiquetados, identificados com a marca e registados no PANDA e no FAR.
- Manter o inventário atualizado.
Gestão Logística e de Frota
- Garantir que todos os veículos e motorizadas da AHF são devidamente mantidos de acordo com o calendário de manutenção.
- Supervisionar os motoristas e garantir que a lista de verificação diária é preenchida antes de cada deslocação ao terreno.
- Garantir que todas as deslocações são planeadas dentro de um plano de viagens, assegurando uma utilização eficiente das viaturas.
Participação em Reuniões/Comités da AHF:
- Participar nas reuniões gerais relevantes da AHF.
Formação Académica e/ou Experiência:
- Licenciatura em Administração, Contabilidade, Finanças, Ciências Sociais ou em outra área relacionada, obtida em instituição reconhecida
- Pelo menos Três anos de experiência relacionada em trabalho administrativo em ONG.
- Uso do MS Office (Word, Excel, PowerPoint); MS Outlook; conhecimento prático de MS Project é preferencial.
- Capacidade de computer taxas, rácios e percentagens e desenhar e interpreter gráficos de barras.
- Fluência em Português e inglês
- Excelentes habilidades interpessoais, organizacionais e de gestão.
- Deve ter a capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos.
Proficiência Linguística e outras habilidades:
- O candidato deve ter boas habilidades de comunicação escrita, oral e interpessoal em português.
- Conhecimento de Inglês é uma vantagem.
- Capacidade de leitura e interpretação de documentos como regras de segurança, instruções de funcionamento e manutenção e manuais de procedimentos/directrizes clínicas/técnicas e protocolos.
- Capacidade de redigir relatórios e correspondência de rotina.
- Capacidade de falar efectivamente perante grupos de utentes ou trabalhadores da organização.
Exigências:
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae;
- Cópias de Documentos e Cartas de Referência relevantes.
Candidatura:
Os interessados devem enviar as suas candidaturas para os escritórios da AHF Moçambique, na Avenida Cahora Bassa No 46, Bairro Sommershield, Cidade Maputo ou para o email [email protected], indicando “Oficial Administrativo” na secção do assunto.
Prazo das candidaturas: 12 horas do dia 14 de Maio de 2026.
Serão somente contactados os candidatos seleccionados. Encoraja-se a candidatura de residentes locais.
As candidaturas para as Vagas na AHF Moçambique não se pagam. Denuncie caso tenha que pagar para concorrer para as nossas vagas
